IRS:n ajopäiväkirjassa tarvitaan jokaisesta liiketoimintakäytöstä mailit, päivä, määränpää ja liiketoiminnan tarkoitus sekä vuoden kokonaismailit ja päivä, jolloin aloit käyttää autoa liiketoimintaan. Nämä ovat Publication 463:n taulukon 5-1 mailikohtia, eivät täydellinen autokulujen tarkistuslista. GPS-reitti voi auttaa tiedoissa, mutta sinun on silti selitettävä työ.
Aloita tiedoista, älä mailien yhteissummasta
Orphie kirjaa itse aloittamiesi vuorojen mailit, päivät, ajat, reitit ja havaitut pysähdykset. Valitset ajoneuvon ja sen, kenelle ajat, ja tarkistat sitten liiketoiminnan tarkoituksen.
Erota tämän taulukon avulla tiedot, jotka ajopäiväkirja voi kirjata, niistä, jotka annat itse. IRS-sarake perustuu taulukkoon 5-1.
| Ajotiedon kohta | Mitä Orphie säilyttää | Mitä lisäät tai tarkistat |
|---|---|---|
| Mailit jokaisesta liiketoimintakäytöstä | Mailien yhteissumma jokaisesta tallennetusta vuorosta | Tarkista tallennettu ajo ja korjaa virheet |
| Käyttöpäivä | Vuoron päivä ja ajat | Tarkista käsin lisättyjen merkintöjen päivät |
| Liiketoiminnan määränpää | Tallennettu reitti ja muokattava liiketoiminnan tarkoitus | Lisää määränpään tiedot; havaituilla pysähdyksillä ei ole nimiä |
| Liiketoiminnan tarkoitus | Se, kenelle ajoit, ja liiketoiminnan tarkoitus | Selitä työ sen sijaan, että luottaisit pelkkään tunnisteeseen |
| Vuoden kokonaismailit | Syöttämäsi ajoneuvon matkamittarilukemat | Kirjaa lukemat asiaankuuluvalta käyttöjaksolta |
| Päivä, jolloin aloit käyttää autoa liiketoimintaan | Ajoneuvon käyttöönottopäivä | Syötä päivä itse |
Samassa IRS:n taulukossa luetellaan myös auton hankintahinta ja parannukset. Säilytä nämä tiedot tarvittaessa. Yllä oleva mailitaulukko ei kata kaikkia autokuluja. Katso koko kuljetusrivi.
Tee liiketoiminnan tarkoituksesta hyödyllinen toiselle lukijalle
Lue tallennettu liiketoiminnan tarkoitus kuin et olisi itse ajanut vuoroa. Voitko kertoa, missä työ tapahtui ja mitä teit? Käytä ajoa vastaavia selkeitä määränpää- ja työtietoja. Tämä on käytännöllinen tapa tarkistaa määränpäätä ja tarkoitusta koskevat kohdat, ei pakollinen lausemalli.
Kenelle ajat -kohdan nimet ovat valitsemiasi tunnisteita, eivät Amazon Flexiltä, Uberilta tai DoorDashilta tarkistettuja tietoja. Useat tunnisteet voivat kuvata vuoroa, mutta vuorolla on silti yksi mailien yhteissumma. Orphie ei kohdista maileja niiden kesken.
Havaitut pysähdykset ovat lukumäärä ja pisteitä kartalla. Ne eivät ole nimettyjä asiakkaita tai toimitusosoitteita. Voit muokata lukumäärää ja liiketoiminnan tarkoitusta sekä lisätä valinnaisen muistiinpanon. Kirjoita liiketoiminnan tarkoitukseen selitys, jonka haluat verovalmistelijasi lukevan: Verot-välilehden PDF- ja CSV-tiedostoissa se on mukana, mutta erillinen muistiinpanokenttä jätetään pois.
Kaupungit työajon tarkoituksessa on oletuksena pois päältä. Jos otat sen käyttöön, Orphie lähettää vuoron alku- ja loppusijainnin kerran Lopeta vuoro -painikkeen jälkeen iPhonessa Applelle tai Androidissa Googlelle kaupungin ja osavaltion nimien hakemista varten. Se voi lisätä päätepisteet luonnokseen, mutta se ei nimeä jokaista pysähdystä. Apple Maps ja Google Maps piirtävät myös alkuperäisen reittikartan.
Tarkista ajo, kun se on vielä muistissasi
Hyödyllinen tapa on tarkistaa ajo pysäköinnin jälkeen ennen Tallenna vuoro -painiketta. Tarkista ajoneuvo, se kenelle ajoit, liiketoiminnan tarkoitus ja havaitut pysähdykset. Jos tarkistat viikoittain, kirjaa viikon ajot sen sijaan, että kopioisit tyypillisen vuoron tyhjille päiville. Nämä ovat suositeltuja tapoja, eivät IRS:n lisävaatimuksia.
Tallennuksen säätimet ovat manuaalisia. Napauta Aloita vuoro ennen työtä, jonka haluat tallentaa, Tauko ennen henkilökohtaista ajoa ja Jatka, kun palaat. Tauon aikana sijainti on pois päältä eikä maileja tai reittiä tallenneta. Napauta Lopeta vuoro työn päätyttyä, tarkista vuoro ja napauta Tallenna vuoro.
Lopeta vuoro ja Tallenna vuoro tekevät eri asioita. Kun napautat Lopeta vuoro tallennuksen aikana, sijainti voi jatkaa enintään 10 minuuttia tai kunnes auto on ollut pysäköitynä yhtäjaksoisesti 2 minuuttia, sen mukaan kumpi tapahtuu ensin. Jatka tämän ikkunan aikana säilyttää lisäosuuden. Tallenna vuoro säilyttää Lopeta vuoro -hetken tilannekuvan ja hylkää lisäosuuden. Lopeta vuoro tauolta jättää sijainnin pois päältä.
Jos unohdit napauttaa Aloita vuoro, voit lisätä vuoron käsin. Se säilyy pysyvästi merkittynä “Lisätty käsin”, eikä sillä ole tallennettua reittiä. Orphie ei voi palauttaa ajoa, jota se ei koskaan tallentanut. Käytä tietoja, jotka voit osoittaa, älä keksi puuttuvia tietoja.
Voit myös muokata tallennettua vuoroa. GPS-mailien korjaaminen edellyttää syytä ja säilyttää alkuperäiset GPS-mailit sekä korjaushistorian. Vuoro saa tunnisteen “Mailit korjattu”. Käsin lisättyjen mailien muutokset kirjataan historiaan ilman syyn vaatimista.
Pidä kokonaisajo erillään kirjatusta työstä
Tarvitsetko matkamittarilukeman jokaiselta ajolta? Taulukon 5-1 mailikohdat eivät määrää sellaista. Taulukossa 5-2 on matkamittarisarakkeet esimerkkipäiväkirjassa, joka on nimenomaisesti merkitty muuksi kuin viralliseksi IRS-lomakkeeksi.
Käytännöllisenä tapana kirjaa lukemat vuoden ajoneuvon liiketoimintakäyttöjakson alussa ja lopussa. Käytä päiviä, jotka sopivat siihen, milloin aloit tai lopetit kyseisen auton käytön. Schedule C:n osassa IV kysytään liiketoiminta-, työmatka- ja muita maileja. Siinä ei määrätä näitä lukemien päiviä.
Syötä lukemat ja käyttöönottopäivä Orphieen itse. Verot-välilehti näyttää vuosittaiset liiketoimintamailit ajoneuvoittain. Vertaa samaa autoa ja ajanjaksoa, ja selvitä ero sen sijaan, että muuttaisit lukemia saadaksesi summat sopimaan.
Säilytä tiedostot, joita verovalmistelijasi tarvitsee
Verot-välilehdellä Vie PDF ja Vie CSV luovat kumpikin yhden tiedoston valitulle vuodelle. Molemmat sisältävät kunkin vuoron liiketoiminnan tarkoituksen ja mailit. PDF:ssä luetellaan kunkin ajoneuvon Schedule C:n osan IV rivit 43 ja 44a, mutta kumpikaan tiedosto ei ole valmis IRS-veroilmoitus. Orphie kirjaa vain liiketoimintamailit. Se ei vastaa puolestasi todistuskysymyksiin eikä laske työmatka- tai henkilökohtaisia maileja.
Asetukset › Vie kaikki tiedot luo erillisen kaikilta vuosilta kootun ZIP-tiedoston, jossa ovat muistiinpanot ja täydelliset korjaushistoriat. Valitse se, kun tarvitset nämä perustiedot vuoden PDF- ja CSV-tiedostojen lisäksi.
Tiedot säilyvät puhelimessasi. Varmuuskopiointi ja palautus ovat maksuttomia Asetuksissa. Varmuuskopioi nyt tallentaa yhden tiedoston valitsemaasi paikkaan, kuten iCloud Driveen, Google Driveen tai Filesiin. Voit palauttaa siitä myöhemmin. Katso Varmuuskopiointi ja palautus. Viety tiedosto on lukemista varten eikä voi palauttaa ajopäiväkirjaasi, joten säilytä vietyjen tiedostojen kopiot paikassa, johon pääset käsiksi myös ilman puhelinta. Laajempaa kirjanpidon ohjetta varten käytä ajopäiväkirjaopasta; jokaisesta säätimestä ja viennistä kerrotaan kohdassa Näin se toimii.
Tämä on yleistä tietojen kirjaamista koskevaa tietoa, ei veroneuvontaa. Kysy omasta veroilmoituksestasi veroasiantuntijalta.
