Mailirekisterin opas
Tämä opas on tarkoitettu USA:ssa työkseen ajaville itsenäisille ammatinharjoittajille. Se kertoo, mitä kirjata, miten seurata kokonaismailit ja mistä säännöt löytyvät.
Päivitetty lokakuu 2026 · Yleistä tietoa, ei veroneuvontaa. Kysy omasta veroilmoituksestasi veroasiantuntijalta.
Mitä mailirekisteri tarvitsee
Julkaisun 463 taulukko 5-1 luettelee autonkäytön määrän, ajan, paikan ja työkäyttötarkoituksen. Mailirekisterin osalta se tarkoittaa jokaisen työajon mailit, päivämäärän, kohteen ja syyn.
| Tietue | Mitä Orphie kirjaa ja mitä lisäät itse |
|---|---|
| Määrä | Orphie kirjaa mailit aloittamiisi vuoroihin. Tarkistat tietueen ja päätät, mitkä mailit ovat työajon mailia. |
| Aika | Tallennettu vuoro sisältää päivämäärän sekä aloitus- ja lopetusajan. Vuoron aika ei sisällä taukoja. |
| Paikka | GPS-vuoroilla on reittikartta. Jos otat käyttöön Kaupungit työajon tarkoituksessa, puhelimen karttapalvelu lisää alku- ja loppukaupungin työajon tarkoitukseen. Pysähdyksillä ei ole nimiä. Lisää kohteen tiedot tarvittaessa. |
| Työkäyttötarkoitus | Valitset, kenelle ajoit, ja tarkistat luonnostellun työkäyttötarkoituksen. Muokkaa sitä ja lisää muistiinpano, joka selittää työn. Pelkkä nimi ei päätä vähennyskelpoisuudesta. |
Taulukko vaatii myös auton kokonaismailit ja päivämäärän, jolloin aloitit työkäytön. Syötät ajoneuvon käyttöönottopäivän ja mittarilukemat Orphieen. Orphie ei kirjaa niitä ajaessasi.
Tämä on mailirekisterin viite, ei täydellinen autokulujen tarkistuslista. Taulukko 5-1 kattaa myös kulut ja parannukset. Muu tarvittava riippuu vähennysmenetelmästäsi ja tilanteestasi.
Milloin kirjata
Tietueet, jotka on tehty tapahtuma-aikaan tai sen läheisyydessä, painavat enemmän kuin myöhemmin laadittu selvitys. Viikoittainen loki, joka kattaa kyseisen viikon käytön, voi olla ajantasainen. Katso julkaisu 463, Ajantasaisesti pidetyt tietueet.
Ajantasainen loki ei ole ainoa vaihtoehto. Jos tietueet ovat puutteellisia, saatat tarvita erillisen selvityksen puuttuvista tiedoista ja tukevaa näyttöä. Vaatimukset riippuvat puuttuvasta tiedosta ja tilanteesta. Katso 26 CFR § 1.274-5T(c).
Orphien tapa on kirjata vuoron aikana ja tarkistaa ja tallentaa lopuksi. Se on työnkulun valinta, ei IRS:n ainoa sallittu tapa pitää tietueita.
Kokonaismailit ja mittarilukema
Schedule C, osa IV kysyy työ-, työmatka- ja muista mailista. Käytä lomaketta ja ohjeita sille verovuodelle, jota ilmoitat. Osa IV koskee tilanteita, joissa vähennät autokuluja eikä sinun tarvitse täyttää lomaketta 4562 kyseiseltä ajoneuvolta.
Käytännöllinen tapa on kirjata mittarilukema autolla työkäytön alussa ja lopussa kyseisenä vuonna. Koko vuoden osalta se tarkoittaa 1. tammikuuta ja 31. joulukuuta. Käytä sopivia päivämääriä, jos aloitat tai lopetat auton käytön kesken vuoden. Lomake ei määrää juuri näitä lukemapäiviä.
| Lomakeviite | Mistä tieto tulee |
|---|---|
| 43 · Käyttöönottopäivä | Ajoneuvotietosi. Syötät kuukauden, päivän ja vuoden, jolloin aloitit auton työkäytön. |
| 44a · Työajo | Lokin vuosisumma, suodatettuna ajoneuvon ja verovuoden mukaan. Tarkista, että kirjatut mailit ovat oikeutettuja, ennen kuin käytät summaa. |
| 44b ja 44c · Työmatka ja muu | Sinun jaettavasi. Orphie ei luokittele työmatka- eikä henkilökohtaisia mailia. |
| Kokonaismailit | Auton käyttöjakson mittarilukemien erotus. Tämä selittää rivin 44 taustalla olevan kokonaisajon; se ei ole erillinen kenttä täytettäväksi. |
| 45–47b · Ajoneuvon käyttö ja näyttö | Sinun vastattavissasi tilanteesi ja tietueidesi perusteella. Orphie ei vastaa näihin kysymyksiin. |
Esimerkki: Samin vuosi 2025
Sam on esimerkkiajaja. Nämä ovat kiinteitä esimerkkitietueita koko vuodelta, eivät ennuste tai Orphien näkymä.
- Mittarilukema 1. tammikuuta 2025: 18 020 mailia. 31. joulukuuta 2025: 48 210 mailia.
- Kokonaisajo: 48 210 − 18 020 = 30 190 mailia.
- Työajon mailit Samin lokissa: 26 050 mailia, noin 86 % kokonaismäärästä.
- Muu ajo: 30 190 − 26 050 = 4 140 mailia. Tämä yhdistää työmatkan ja henkilökohtaisen ajon.
Vuoden 2025 Schedule C -lomakkeella rivi 43 on 03/11/2024, jolloin Sam otti auton työkäyttöön. Rivi 44a on 26 050. Samin pitää jakaa jäljelle jäävät 4 140 riville 44b, työmatka, ja riville 44c, muu. Rivit 45–47b ovat Samin vastattavissa.
26 050 × 70 ¢ = 18 235 $ arvio.
Tämä on vähennysarvio käyttäen vuoden 2025 IRS:n työkäyttökorvausta. Vähennys pienentää verotettavaa tuloa; se ei ole rahaa, veronpalautusta eikä säästettyä veroa. Se olettaa, että mailit ovat oikeutettuja ja Sam on oikeutettu käyttämään vakiokorvausta. Työmatka ei ole vähennyskelpoinen. Katso julkaisun 463 oikeussäännöt.
Uskottava kokonaismäärä ei todista työkäyttötarkoitusta. Mailivertailutyökalu tarkistaa vain laskutoimituksen.
Verot-välilehden Ajoneuvotiedot näyttää rivit 43 ja 44a jokaiselle ajoneuvolle, samoin kuin Orphien vieneen PDF. Orphie kirjaa vain työajon mailit, joten molemmat merkitsevät rivit 44b ja 44c kattamattomiksi. Orphie ei vastaa riveihin 45–47b eikä täytä veroilmoitustasi.
Vakiomailikorvaus
Arvioitu vähennys on kirjatut työajon mailit kerrottuna IRS:n työkäyttökorvauksella kyseiselle päivälle. Vähennys pienentää verotettavaa tuloa; se ei ole rahaa, veronpalautusta eikä säästettyä veroa. Oikeutus ja se, mitkä mailit ovat oikeutettuja, ovat yhä tärkeitä. Katso julkaisu 463, vakiomailikorvaus.
| Ajopäivä | Työkäyttökorvaus per maili |
|---|---|
| 2024 | 67 ¢ |
| 2025 | 70 ¢ |
| 1.1.–30.6.2026 | 72,5 ¢ |
| 1.7.–31.12.2026 | 76 ¢ |
Lähde: IRS:n vakiomailikorvaukset. Tai katso korvaus päivämäärän mukaan.
Vakiokorvaus korvaa todelliset autokulut, kuten bensan, korjaukset, vakuutuksen ja poistot. Samaa käyttöä ei voi vähentää uudelleen noilla kuluilla. Oikeutetut työparkkimaksut ja tiemaksut voi vähentää lisäksi; työmatkaparkkimaksut eivät ole vähennyskelpoisia. Katso julkaisun 463 vakiokorvauksen ja pysäköinnin säännöt.
Omistamasi auton kohdalla sinun on valittava vakiokorvaus ensimmäisenä vuonna, jona auto on käytettävissä työkäyttöön, jos haluat tämän vaihtoehdon. Myöhempi vaihto on sääntelyn alainen. Leasingauton kohdalla vakiokorvauksen valinta tarkoittaa sen käyttöä koko leasingkauden ajan, mukaan lukien uusinnat. Katso vakiomailikorvauksen valinta.
Korvausta ei sallita, jos käytät työssä viittä tai useampaa autoa samaan aikaan. Tietyt aiemmat poistovalinnat sulkevat sen pois, mukaan lukien MACRS, section 179 ja erityinen poistokorvaus. Aiemmat todellisten kulujen vaatimukset leasingautosta voivat myös estää sen käytön. Tarkista koko lista kohdasta vakiomailikorvaus ei sallittu ennen menetelmän valintaa.
Työmatka ei ole työajon mailia
Kodin ja säännöllisen työpaikan välisen matkan kustannukset eivät ole vähennyskelpoisia. Se, onko tietty ajo työmatkaa vai työmatkustamista, riippuu tilanteestasi, myös työpaikkojesi sijainnista. Julkaisun 463 luku 4 kertoo kuljetussäännöt ja poikkeukset.
Orphie kirjaa mailit, jotka valitset kirjattaviksi. Se ei päätä, mitkä mailit ovat oikeutettuja, eikä se luokittele työmatkaa. Vuoron aloittaminen ei muuta työmatkaa työajoksi.
Kuinka kauan tietueet säilytetään
Yleensä tietueet, jotka tukevat vähennystä, säilytetään kolme vuotta veroilmoituksen jättämisestä. Aikaisin jätetty ilmoitus katsotaan jätetyksi eräpäivänään. Pidempiä aikoja sovelletaan joissakin tapauksissa, ja omaisuustietoja voi joutua säilyttämään pidempään. Katso julkaisu 463, Kuinka kauan tietueet ja kuitit säilytetään ja IRS:n säilytysohjeet.
Tarkista, mikä aika koskee tietueitasi, ennen kuin hävität ne. Orphie säilyttää lokisi puhelimellasi eikä sillä ole palvelinta. Asetukset › Varmuuskopio ja palautus on ilmainen ja tallentaa varmuuskopiotiedoston. Katso Varmuuskopiointi ja palautus. Vie tietueesi myös Verot-välilehdeltä tai Asetuksista, ja säilytä tiedostot niin kauan kuin tarvitset.
Verokysymyksiä
Vaatiiko IRS mittarilukeman jokaisesta matkasta?
Julkaisun 463 taulukko 5-1 kohdat eivät määrää lukemaa jokaisesta matkasta. Ne vaativat muun muassa työajon mailit ja kokonaismailit. Rajalukemat ovat käytännöllinen tapa osoittaa autolla ajettu kokonaismäärä sen käyttöajalta.
Riittääkö GPS-mailirekisteri?
GPS voi auttaa kirjaamaan mailit, päivämäärät ja reitit. Se ei yksin todista työkäyttötarkoitusta eikä oikeutta. Tarkista vaaditut tiedot ja mahdollinen tukinäyttö julkaisun 463 kohdalta. Mikään sovellus ei voi päättää, tukevatko tietosi vähennystäsi.
Entä jos unohdin kirjata vuoron?
Orphiessa voit lisätä vuoron käsin. Se pysyy merkittynä ”Lisätty käsin” eikä siinä ole reittiä. Puuttuviin verotietoihin voidaan tarvita erillinen selvitys ja tukeva näyttö; älä keksi ajoja. Katso 26 CFR § 1.274-5T(c) ja kysy tilanteestasi veroasiantuntijalta.
Onko arvioitu vähennys veroneuvontaa?
Ei. Se on laskutoimitus, jossa käytetään kirjattuja mailia ja julkaistua IRS:n korvausta. Se ei ole säästettyä veroa eikä veronpalautusta. Vakiokorvauksen oikeussäännöt ja työkäyttösäännöt pätevät yhä.
Voinko vähentää myös bensan ja korjaukset?
Et samoista ajoista, kun käytät vakiomailikorvausta. Se korvaa nuo todelliset autokulut. Oikeutetut työparkkimaksut ja tiemaksut voi lisätä erikseen. Katso julkaisu 463.
Kirjaa seuraava vuorosi Orphiella
Hae Orphie App Storesta iPhonelle ja iPadille tai Google Playsta Androidille.