Leitfaden zum Fahrtenbuch
Für Selbstständige, die in den USA beruflich fahren, erklärt dieser Leitfaden, was zu erfassen ist, wie du die Gesamtmeilen festhältst und wo du die Regeln findest.
Aktualisiert Oktober 2026 · Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Frage bei deiner eigenen Steuererklärung einen Steuerberater.
Was ein Fahrtenbuch braucht
Publication 463, Table 5-1 nennt Betrag, Zeit, Ort und geschäftlichen Zweck der Autonutzung. Für Fahrtenbuch-Aufzeichnungen heißt das: Meilen, Datum, Ziel und Grund für jede berufliche Fahrt.
| Aufzeichnungspunkt | Was Orphie aufzeichnet und was du ergänzt |
|---|---|
| Betrag | Orphie protokolliert Meilen während der Schichten, die du startest. Du prüfst die Aufzeichnung und entscheidest, welche Meilen beruflich sind. |
| Zeit | Die gespeicherte Schicht enthält Datum sowie Start- und Endzeit. Die Schichtzeit schließt Pausen aus. |
| Ort | GPS-Schichten haben eine Routenkarte. Wenn du Ortsnamen im Fahrtzweck einschaltest, ergänzt der Kartendienst des Telefons Start- und Endstadt im Fahrtzweck. Stopps haben keine Namen. Ergänze bei Bedarf Angaben zum Ziel. |
| Geschäftlicher Zweck | Du wählst, für wen du gefahren bist, und prüfst den vorgeschlagenen Fahrtzweck. Bearbeite ihn und ergänze eine Notiz, die die Arbeit erklärt. Eine Bezeichnung allein entscheidet nicht über die Absetzbarkeit. |
Die Tabelle verlangt außerdem die Gesamtmeilen des Autos und das Datum, ab dem du es beruflich nutzt. Du trägst das Datum der Inbetriebnahme und die Tachostände in Orphie ein. Orphie erfasst sie nicht beim Fahren.
Dies ist eine Referenz für Fahrtenbuch-Aufzeichnungen, keine vollständige Checkliste für Autokosten. Tabelle 5-1 behandelt auch Kosten und Verbesserungen. Was du sonst brauchst, hängt von deiner Abzugsmethode und deinen Umständen ab.
Wann du es aufschreibst
Aufzeichnungen, die zeitnah zum Ereignis entstehen, haben mehr Gewicht als eine später erstellte Aufstellung. Ein wöchentliches Protokoll, das die Nutzung dieser Woche erfasst, kann als zeitnah gelten. Siehe Publication 463, Timely kept records.
Ein zeitnah geführtes Protokoll ist nicht die einzige Möglichkeit. Sind Aufzeichnungen unvollständig, brauchst du unter Umständen eine konkrete Darstellung der fehlenden Angaben und unterstützende Belege. Die Anforderungen hängen vom fehlenden Element und den Umständen ab. Siehe 26 CFR § 1.274-5T(c).
Orphie arbeitet so: Du protokollierst während der Schicht, prüfst und speicherst dann. Das ist eine Entscheidung über den Ablauf, nicht die einzige vom IRS erlaubte Art, Aufzeichnungen zu führen.
Gesamtmeilen und dein Tachostand
Schedule C, Part IV fragt nach beruflichen Meilen, Arbeitsweg und sonstigen Meilen. Verwende das Formular und die Anleitung für dein Steuerjahr. Teil IV gilt, wenn du Autokosten geltend machst und für dieses Fahrzeug nicht zur Form 4562 verpflichtet bist.
Eine praktische Gewohnheit ist, den Tachostand zu Beginn und am Ende der beruflichen Autonutzung im Jahr festzuhalten. Für ein volles Jahr sind das der 1. Januar und der 31. Dezember. Wenn du das Auto im Lauf des Jahres beginnst oder aufgibst, verwende die passenden Daten. Das Formular schreibt diese genauen Stichtage nicht vor.
| Formularverweis | Woher die Angabe kommt |
|---|---|
| 43 · Datum der Inbetriebnahme | Deine Fahrzeugangaben. Du trägst Monat, Tag und Jahr ein, an dem du das Auto erstmals beruflich genutzt hast. |
| 44a · Beruflich | Die Jahressumme im Fahrtenbuch, gefiltert nach Fahrzeug und Steuerjahr. Prüfe, dass die protokollierten Meilen zutreffen, bevor du die Summe verwendest. |
| 44b und 44c · Arbeitsweg und sonstige | Deine Aufteilung. Orphie ordnet Arbeitsweg- oder Privatmeilen nicht zu. |
| Gesamtmeilen | Die Differenz der Tachostände für den Nutzungszeitraum des Autos. Das erklärt die Gesamtzahl hinter Zeile 44; es ist kein eigenes Feld zum Ausfüllen. |
| 45–47b · Fahrzeugnutzung und Nachweise | Deine Antworten aus deinen Umständen und Aufzeichnungen. Orphie beantwortet diese Fragen nicht. |
Beispiel: Sams 2025
Sam ist eine Beispielperson. Dies sind feste Beispielaufzeichnungen für ein volles Jahr, keine Prognose und kein Orphie-Bildschirm.
- Tachostand am 1. Januar 2025: 18.020 Meilen. Am 31. Dezember 2025: 48.210 Meilen.
- Gesamtfahrten: 48.210 − 18.020 = 30.190 Meilen.
- Berufliche Meilen in Sams Fahrtenbuch: 26.050 Meilen, etwa 86 % der Gesamtfahrten.
- Sonstige Fahrten: 30.190 − 26.050 = 4.140 Meilen. Das umfasst Arbeitsweg und privates Fahren.
Für das Schedule C 2025 ist Zeile 43 03.11.2024, als Sam das Auto beruflich in Betrieb nahm. Zeile 44a ist 26.050. Sam muss die verbleibenden 4.140 zwischen 44b, Arbeitsweg, und 44c, sonstige, aufteilen. Die Zeilen 45–47b beantwortet Sam selbst.
26.050 × 70 ¢ = 18.235 $ geschätzt.
Dies ist eine Abzugsschätzung auf Basis des IRS-Geschäftssatzes 2025. Ein Abzug senkt das zu versteuernde Einkommen; er ist kein Geld, keine Erstattung und keine gesparte Steuer. Er setzt voraus, dass die Meilen zutreffen und Sam den Standardsatz nutzen darf. Arbeitsweg ist nicht absetzbar. Siehe Publication 463, Voraussetzungen.
Eine plausible Gesamtzahl beweist keinen geschäftlichen Zweck. Das Vergleichswerkzeug für Meilen prüft nur die Rechnung.
Der Reiter Fahrzeuginfo unter Steuern zeigt die Zeilen 43 und 44a für jedes Fahrzeug, und das PDF, das Orphie exportiert, tut das auch. Orphie protokolliert nur berufliche Meilen, deshalb markieren beide die Zeilen 44b und 44c als nicht erfasst. Orphie beantwortet 45 bis 47b nicht und füllt deine Steuererklärung nicht aus.
Der Standard-Meilensatz
Ein geschätzter Abzug ist die protokollierte berufliche Meilenzahl, multipliziert mit dem IRS-Geschäftssatz für das Datum. Ein Abzug senkt das zu versteuernde Einkommen; er ist kein Geld, keine Erstattung und keine gesparte Steuer. Berechtigung und die Frage, welche Meilen zählen, bleiben wichtig. Siehe Publication 463, Standard Mileage Rate.
| Fahrdatum | Geschäftssatz pro Meile |
|---|---|
| 2024 | 67 ¢ |
| 2025 | 70 ¢ |
| 1. Jan. bis 30. Juni 2026 | 72,5 ¢ |
| 1. Juli bis 31. Dez. 2026 | 76 ¢ |
Quelle: IRS-Standardsätze für Meilen. Oder nutze Satz nach Datum.
Der Standardsatz ersetzt tatsächliche Autokosten wie Benzin, Reparaturen, Versicherung und Abschreibung. Diese Kosten kannst du für dieselbe Nutzung nicht noch einmal absetzen. Berufliche Parkgebühren und Mautkosten können zusätzlich abgesetzt werden; Parken auf dem Arbeitsweg ist nicht absetzbar. Siehe Publication 463, Regeln zu Standardsatz und Parken.
Für ein Auto, das dir gehört, musst du den Standardsatz im ersten Jahr wählen, in dem das Auto beruflich genutzt wird, wenn du diese Option willst. Späteres Wechseln unterliegt Regeln. Bei einem Leasingauto bedeutet die Wahl des Standardsatzes, dass du ihn für die gesamte Leasingdauer einschließlich Verlängerungen nutzt. Siehe Choosing the standard mileage rate.
Der Satz ist nicht erlaubt, wenn du im Geschäft gleichzeitig fünf oder mehr Autos nutzt. Bestimmte frühere Abschreibungswahlen schließen ihn ebenfalls aus, darunter MACRS, Section 179 und ein Sonder-Abschreibungsbetrag. Frühere Ansprüche auf tatsächliche Kosten bei einem Leasingauto können seine Nutzung ebenfalls verhindern. Prüfe die vollständige Liste unter Standard mileage rate not allowed, bevor du eine Methode wählst.
Arbeitsweg ist keine berufliche Fahrt
Die Kosten für den Weg zwischen Wohnung und regulärer Arbeitsstätte sind nicht absetzbar. Ob eine bestimmte Fahrt als Arbeitsweg oder als Geschäftsreise gilt, hängt von deiner Situation ab, auch von deinen Arbeitsorten. Publication 463, Kapitel 4, erklärt die Transportregeln und Ausnahmen.
Orphie protokolliert die Meilen, die du protokollieren lässt. Es entscheidet nicht, welche Meilen zählen, und ordnet keinen Arbeitsweg zu. Den Start einer Schicht zu drücken macht aus einem Arbeitsweg keine berufliche Fahrt.
Wie lange du Aufzeichnungen aufbewahrst
In der Regel bewahrst du Belege für einen Abzug drei Jahre nach Einreichung der Steuererklärung auf. Eine vorzeitige Einreichung gilt als am Fälligkeitstag eingereicht. In manchen Fällen gelten längere Fristen, und Vermögensunterlagen musst du unter Umständen länger aufbewahren. Siehe Publication 463, How Long To Keep Records and Receipts und die IRS-Hinweise zur Aufbewahrung.
Prüfe die Frist, die für deine Aufzeichnungen gilt, bevor du sie wegwirfst. Orphie speichert dein Fahrtenbuch auf deinem Telefon und hat keinen Server. Unter Einstellungen › Backup und Wiederherstellung ist die Sicherung kostenlos und speichert eine Sicherungsdatei. Siehe Sichern und wiederherstellen. Exportiere deine Aufzeichnungen ebenfalls unter Steuern oder in den Einstellungen und bewahre die Dateien so lange auf, wie du sie brauchst.
Steuerfragen
Verlangt die IRS für jede Fahrt einen Tachostand?
Die Angaben in Publikation 463, Tabelle 5-1, schreiben keinen Stand für jede Fahrt vor. Sie verlangen unter anderem geschäftliche Meilen und Gesamtmeilen. Grenzstände sind eine praktische Möglichkeit, die Gesamtfahrleistung für den Nutzungszeitraum des Autos nachzuweisen.
Reicht ein GPS-Fahrtenbuch aus?
GPS kann helfen, Meilen, Daten und Routen festzuhalten. Es belegt allein weder den geschäftlichen Zweck noch die Berechtigung. Prüfe die erforderlichen Angaben und alle unterstützenden Belege nach Publikation 463. Keine App kann entscheiden, ob deine Aufzeichnungen deinen Abzug stützen.
Was, wenn ich vergessen habe, eine Schicht zu erfassen?
Orphie lässt dich eine Schicht von Hand hinzufügen. Sie bleibt mit „Von Hand hinzugefügt“ markiert und hat keine Route. Für fehlende Steuerunterlagen können eine konkrete Erklärung und unterstützende Belege nötig sein; erfinde keine Fahrten. Siehe 26 CFR § 1.274-5T(c) und frage einen Steuerberater nach deinen Umständen.
Ist der geschätzte Abzug Steuerberatung?
Nein. Er ist eine Rechnung mit erfassten Meilen und dem veröffentlichten Satz der IRS. Er ist keine gesparte Steuer und keine Erstattung. Die Berechtigungsregeln für den Standardsatz und die Regeln zur geschäftlichen Nutzung gelten weiterhin.
Kann ich auch Benzin und Reparaturen absetzen?
Nicht für dieselben Fahrten, wenn du den Standardsatz pro Meile nutzt. Dieser Satz ersetzt diese tatsächlichen Autokosten. Berechtigtes geschäftliches Parken und Maut können separat hinzugefügt werden. Siehe Publikation 463.
Erfasse deine nächste Schicht mit Orphie
Orphie im App Store für iPhone und iPad oder bei Google Play für Android holen.