Gids voor het ritenlogboek

Wat een ritenlogboek nodig heeft

Publication 463, Table 5-1, somt het bedrag, de tijd, de plaats en het zakelijk doel van autogebruik op. Voor ritregistraties betekent dat de mijlen, de datum, de bestemming en de reden van elke zakelijke rit.

De tabel vraagt ook naar de totale mijlen van de auto en de datum waarop je hem voor zakelijk gebruik ging gebruiken. Die voer je zelf in Orphie in. Orphie registreert ze niet terwijl je rijdt.

Wanneer je het opschrijft

Registraties die op of vlak bij het moment van de rit zijn gemaakt, wegen zwaarder dan een verklaring die later is opgesteld. Een wekelijks logboek dat het gebruik van die week verantwoordt, kan als tijdig gelden. Zie Publication 463, Timely kept records.

Een logboek dat je tijdens de rit bijhoudt, is niet de enige mogelijkheid. Als registraties onvolledig zijn, heb je misschien een specifieke verklaring van de ontbrekende gegevens en ondersteunend bewijs nodig. De eisen hangen af van het ontbrekende onderdeel en de omstandigheden. Zie 26 CFR § 1.274-5T(c).

De werkwijze van Orphie is registreren tijdens je dienst, en daarna controleren en opslaan. Dat is een keuze in de werkwijze, niet de enige manier die de IRS toestaat om registraties bij te houden.

Totale mijlen en je kilometerstand

Schedule C, Part IV, vraagt naar zakelijke, woon-werk- en overige mijlen. Gebruik het formulier en de instructies voor het jaar waarin je aangifte doet. Deel IV geldt wanneer je autokosten claimt en voor dat voertuig geen Formulier 4562 hoeft in te dienen.

Een praktische gewoonte is om je kilometerstand op te schrijven aan het begin en het eind van het zakelijk gebruik van de auto in het jaar. Voor een heel jaar betekent dat 1 januari en 31 december. Gebruik de passende data als je halverwege het jaar begint of stopt met het gebruik van de auto. Het formulier schrijft die exacte standdata niet voor.

Een aannemelijk totaal bewijst het zakelijk doel niet. De kilometervergelijkingstool controleert alleen de rekenkunde.

Het standaardtarief per mijl

Een geschatte aftrek is het aantal geregistreerde zakelijke mijlen vermenigvuldigd met het IRS-zakelijke tarief voor de datum. Een aftrek verlaagt het belastbaar inkomen; het is geen geld, geen teruggave en geen bespaarde belasting. Geschiktheid en welke mijlen in aanmerking komen, blijven belangrijk. Zie Publication 463, Standard Mileage Rate.

Het standaardtarief vervangt werkelijke autokosten zoals benzine, reparaties, verzekering en afschrijving. Die kosten kun je niet nogmaals aftrekken voor hetzelfde gebruik. In aanmerking komende zakelijke parkeerkosten en tolgelden kun je er bovenop aftrekken; woon-werkparkeren is niet aftrekbaar. Zie de regels voor het standaardtarief en parkeren in Publication 463.

Voor een auto die je bezit, moet je het standaardtarief kiezen in het eerste jaar dat de auto beschikbaar is voor zakelijk gebruik, als je die optie wilt. Later overstappen kent regels. Voor een geleasde auto betekent het kiezen van het standaardtarief dat je het voor de hele leaseperiode gebruikt, inclusief verlengingen. Zie Choosing the standard mileage rate.

Het tarief is niet toegestaan als je vijf of meer auto’s tegelijk voor het bedrijf gebruikt. Bepaalde eerdere afschrijvingskeuzes sluiten het ook uit, waaronder MACRS, sectie 179 en een speciale afschrijvingsvrijstelling. Eerdere claims van werkelijke kosten op een geleasde auto kunnen het gebruik ook verhinderen. Controleer de volledige lijst in Standard mileage rate not allowed voordat je een methode kiest.

Woon-werkverkeer is geen zakelijke mijlage

De kosten van woon-werkverkeer tussen je huis en je vaste werkplek zijn niet aftrekbaar. Of een bepaalde rit als woon-werk of als zakelijke reis telt, hangt af van je situatie, inclusief je werklocaties. Publication 463, hoofdstuk 4, legt de regels voor vervoer en uitzonderingen uit.

Orphie registreert de mijlen die je kiest te loggen. Het beslist niet welke mijlen in aanmerking komen en classificeert geen woon-werkverkeer. Het starten van een dienst maakt van woon-werkverkeer geen zakelijk rijden.

Hoe lang je registraties bewaart

Over het algemeen bewaar je registraties die een aftrek onderbouwen drie jaar na het indienen van de aangifte. Een vroege aangifte geldt als ingediend op de uiterste datum. In sommige gevallen gelden langere termijnen, en eigendomsregistraties moeten mogelijk langer worden bewaard. Zie Publication 463, How Long To Keep Records and Receipts, en de IRS-richtlijn voor bewaren.

Controleer de termijn die voor jouw registraties geldt voordat je ze weggooit. Orphie bewaart je logboek op je telefoon en heeft geen server. Instellingen › Back-up en herstel is gratis en slaat een back-upbestand op. Zie Back-up en herstel. Exporteer je registraties ook vanuit het tabblad Belasting of vanuit Instellingen, en bewaar de bestanden zolang je ze nodig hebt.

Belastingvragen